En møtepause på ti minutter blir aldri ti minutter. Og hvor mye tid må settes av til lunsj? Her er fagmannens råd til som skal arrangere store eller små møter.
– Det er viktigste er å sørge for at folk skal ha det bra, sier Bjørn Mork. Han er konferanseansvarlig hos De Bergenske og har over 20 års erfaring. Faktisk har han vært med på tusenvis av konferanser. En vanlig dag kan han og konferansevertene holde i hele tolv møter av ulike størrelser. – Alle er like viktige, sier Mork. Her kommer hans beste råd til deg som arrangør.
Velg et lokale som passer til hvor mange dere er. Gode hoteller og konferansesenter har erfarne folk som kan hjelpe deg med valg av romtype. De vil også gi råd om møteromsoppsett. Tenk igjennom om dere bør sitte som i et klasserom med skrivebord, om dere vil sitte i ring eller hva som er mest hensiktsmessig for dette møtet. Husk å reservere i god tid! En profesjonell aktør kan også ordne en løsning for deg også på kort varsel. – Vi strekker oss alltid langt for å hjelpe de som plutselig trenger møtelokaler, forteller Mork.
I tillegg til faglig innhold, legg inn noen underholdningselement som kan vekke publikum! Det kan være for eksempel et kulturinnslag, video eller en øvelse som gjør at folk må bevege seg. Det kan gjerne være start, pauseinnslag eller slutt på konferansen, alt etter hvor lenge samlingen er. – Når vi rydder etter møtene ser vi mye skriblerier på møtepapirene som ligger igjen. Mange tegner nok fordi de kjeder seg, mens andre gjør det mens de følger med, sier Mork.
Vær et godt vertskap. Ta mot folk når de kommer, hold tiden, sørg for et møterom med passende temperatur, gi folk gode pauser og påfyll av mat og drikke. – Det er det aller viktigste at man tenker på deltagernes behov, da får de en god opplevelse, presiserer Mork.
Mingling må aldri undervurderes! Sett av god tid til at folk får en pause og tid til en løs prat med de andre deltagerne. Husk å ta høyde for dette i planleggingen. Ti minutters pauser blir alltid i praksis femten minutter, ifølge Mork hos De Bergenske. – Ved store arrangementer har vi en bjelle som arrangøren kan låne for å få folk til å komme inn igjen. Er det hundre deltagere tar det alltid mer tid å samle folk enn med ti.
Det blir dårlig stemning uten. Sørg for at folk ikke må vente til kaffepausen om to timer, men at det er nytraktet kaffe, te og vann tilgjengelig hele tiden.
Dette må fungere! Et godt konferanselokale har verter som hjelper deg og får pc, mac, bilde, lyd og video til å fungere. De har også ulike type mikrofoner som sikrer at alle hører hva som blir sagt.
Noen av møtedeltagerne har garantert ikke rukket frokost eller lunsj. Alle blir lykkelige av god pausemat! Nystekte vafler, frukt eller andre mellommåltid bør være tilgjengelig i alle pauser.
En god lunsj er avgjørende for en god møteopplevelse. Gjestene forventer en god lunsj, gjerne en rikholdig buffet. Det er vanlig å sette av en time til lunsj, minimum 45 minutter. – Da får alle tid til et godt måltid, bevege seg litt og ta noen telefoner, sier Mork.
En konferanse starter vanligvis klokken ni om morgenen, eventuelt klokken ti dersom deltagerne har lang reisetid. Lunsjpausen er gjerne klokken tolv. Et heldagsmøte slutter normalt klokken tre eller fire om ettermiddagen.
Send gjerne ut et evalueringsskjema i etterkant. Da kan du gjøre ditt neste møtearrangement enda bedre.
Lykke til!
